Une association de copropriétaires est un groupe composé de tous les propriétaires du bâtiment. Lorsque le transfert de propriété a lieu, le nouveau propriétaire devient automatiquement membre de l’association des copropriétaires.

La façon la plus simple de comprendre le rôle de l’association des copropriétaires est de considérer chaque immeuble comme une entreprise et chaque propriétaire comme un actionnaire au sein de cette entreprise. En tant qu’entreprise, l’association des copropriétaires doit nommer un conseil de copropriété pour représenter la société, exercer toutes les fonctions administratives et financières de la société, ainsi que pour s’acquitter des responsabilités imposées par la loi et des tâches qui en découlent. De nombreuses associations de copropriétaires désignent un syndic professionnel pour exécuter ces tâches en leur nom.

Certains immeubles optent pour un groupe de propriétaires élus qui représentent tous les propriétaires sur une base volontaire. Ce groupe est alors élu chaque année à l’assemblée générale du conseil d’administration. Certains de ces volontaires sont dès lors désignés pour effectuer les tâches administratives, financières et autres. Le conseil peut également servir de point de contact pour les prestataires de services et il vérifie que les travaux et autres sont exécutés comme il se doit. Les membres du Conseil collaborent avec le syndic pour améliorer conjointement les règles et le fonctionnement de l’association.

Les frais d’entretien sont pris en charge par chaque propriétaire au sein de l’association et ils contribuent aux coûts de l’immeuble, tels que l’assurance du bâtiment, la consommation d’eau, les frais de gestion, le nettoyage, le jardinage, les équipements d’utilité publique dans les parties communes (électricité, eau, etc.) et l’entretien général du bâtiment. Un budget est approuvé par les propriétaires lors de l’assemblée générale annuelle et sert à couvrir les coûts annuels.

La contribution est répartie en fonction de la surface habitable. Ceci est spécifié dans un rapport remis lors de l’enregistrement du bâtiment. Ce rapport est établi par un avocat, un architecte ou un arpenteur-géomètre et il vise à répartir les frais le plus équitablement possible entre tous les propriétaires. Cela implique que chaque appartement accepte sa responsabilité pour le pourcentage indiqué dans le rapport pour les parties communes et les autres frais courants.  Il faut en outre garder à l’esprit que les propriétaires qui contribuent le plus aux espaces communs ont également une voix prépondérante lors des assemblées générales.

Le fonds de roulement sert à payer les dépenses prévisibles, les charges occasionnelles et les frais généraux prévisibles, par exemple :

• Nettoyage
• Jardinage
• Primes d’assurances et excès
• Entretien trimestriel des ascenseurs
• Nettoyage de la piscine
• Frais pour le chauffage et le refroidissement
• Les factures d’équipements d’utilisation publique – comme la consommation d’eau, d’électricité, etc.
• Petites réparations ‘journalières’ – comme un robinet commun qui fuit, des lampes endommagées ou grillées, etc.
• Frais de gestion
• Rémunérations d’Audit/de Comptabilité
• Frais bancaires
• Autres frais de maintenance comparables ou récurrents du même type

Le fonds Capital de réserve sert à payer les investissements plus importants, les remplacements, réparations et entretiens prévus et imprévus. Exemples d’investissements et de réparations plus important(e)s

• Remplacement de la moquette dans les parties communes
• Peinture intérieure et extérieure des parties communes (le cas échéant)
• Remplacement des balustrades
• Réparation du cadre en béton
• Rénovation/Remplacement d’ascenseurs
• Rénovation de bâtiments
• Rénovations paysagères (jardin)
• Réparations urgentes, etc.

« Déterminer le montant à affecter à ces événements imprévus n’est pas chose aisée, et c’est là que l’aide de quelques personnes expérimentées et compétentes est nécessaire pour s’assurer que le fonds de capital de réserve fonctionne comme il se doit. »

« Malheureusement, il est très courant dans de nombreux bâtiments que l’avenir ne soit pas pris en compte, que les problèmes soient minimisés voire ignorés et que cela nuise au bout du compte à tous les propriétaires de l’immeuble ».

Une circonstance malheureuse de plus en plus courante veut que les gens choisissent un appartement avec des charges moins élevées uniquement parce que cela les arrange mieux financièrement.

Est-ce la meilleure option ? … Non !

Cependant, il est possible qu’un bâtiment magnifiquement entretenu s’accompagne de faibles charges et que tout se passe très bien… ce qui pourrait vouloir dire deux choses :

• Soit les propriétaires de l’immeuble font eux-mêmes l’entretien pour réduire les coûts externes (comme le jardinage, le nettoyage, les réparations mineures et l’entretien, etc.), soit
• il y a eu surbudgétisation dans le passé et l’excédent accumulé sert à compenser le montant que chaque propriétaire doit payer et ce, jusqu’à ce que les ressources soient équilibrées et qu’on en revienne au régime normal de contribution.

Les bâtiments dont les frais d’entretien sont faibles n’ont généralement pas beaucoup de fonds sur les comptes bancaires. Cela peut entraîner la nécessité inattendue de mobiliser des capitaux supplémentaires si des travaux d’entretien imprévus sont nécessaires.

Cela signifie qu’en tant que nouveau propriétaire, vous devrez contribuer au capital supplémentaire nécessaire.  En réalité, cela signifie donc que l’ancien propriétaire vous a transféré les coûts par le biais d’un appartement sous-financé et que vous êtes maintenant responsable de ces coûts.

Comme dans l’exemple précédent, de nombreux propriétaires aimeraient savoir pourquoi les charges varient d’un immeuble à l’autre. Cela peut dépendre d’un certain nombre de facteurs et de différences, tels que :

• Le type de parties communes qui doivent être activement entretenues, par exemple : piscine, ascenseur, salle de fitness, pièces d’eau, etc.
• La fréquence à laquelle les parties communes sont repeintes, rénovées, etc. peut faire grimper ou diminuer les charges.
• La fréquence de passage des prestataires de services (jardinier, nettoyeurs, etc.).
• Le nombre de personnes vivant dans chaque appartement peut avoir des répercussions sur les parties communes et les installations.
• Le fait de disposer d’appareils économiques en énergie ou en eau.
• Et surtout, le montant des fonds disponibles dans le Fonds de capital de réserve.

Beaucoup de propriétaires reçoivent leur facture d’entretien pour payer le montant dû et la paient sans même savoir ce qu’ils paient. Par ailleurs, il y a des propriétaires qui refusent de payer jusqu’à ce qu’ils obtiennent une explication claire de tous les coûts…

Comme nous l’avons remarqué dans les exemples précédents, il est nécessaire que le bâtiment dispose de ressources financières et de capacités suffisantes pour veiller à ce que toutes les réparations et toutes les tâches d’entretien puissent être effectuées à l’avenir afin que les fournisseurs puissent être payés pour leur travail et puissent assurer la continuité de leurs services.

Des amendes peuvent également être infligées au propriétaire en défaut, après quoi des mesures seront prises pour entamer une procédure judiciaire.

Le fait de définir la propriété privée ou la propriété commune déterminera inévitablement si la réparation relève de la responsabilité du propriétaire ou de l’association des copropriétaires. Voici une liste d’éléments de propriété privée (certaines variations peuvent s’appliquer d’un bâtiment à l’autre) :

Revêtement de sol facilement adaptable au sol d’origine, c’est-à-dire :
tapis, planchers en bois flottants et tout autre revêtement de sol pouvant causer des dommages au sol d’origine (planchers de bois franc, revêtements en marbre, sol carrelé, etc.) lorsqu’ils sont enlevés.

Peinture, revêtements muraux décoratifs et papiers peints

Luminaires, volets, rideaux et caissons à rideaux

La responsabilité de la réparation et de l’entretien incombe au propriétaire individuel, SAUF si les dommages ont été causés par un événement assurable (p. ex. incendie, éclatement d’une conduite d’eau, inondation, dommages intentionnels). Dans ce cas, cela sera porté à la charge de l’association des copropriétaires.

• Conduites ou câblage électrique encastrés dans le mur intérieur du bâtiment
• Éléments de cloisonnement entre deux unités (selon les plans de construction et les notations)
• Parois de douche
• Armoires encastrées (si elles étaient installées au moment de la conception)
• Murs et portes intérieurs
• Toilettes, baignoires, lavabos, cuvettes et bidet
• Éviers, armoires et plans de travail de cuisine
• Plinthes et architraves sur un mur intérieur
• Fours avec câblage, plaques de cuisson, hottes aspirantes, chaudières
• Climatiseurs (s’ils ont été installés au moment de la construction)

• Portes d’entrée communes aux foyers, caves de garage, portails, etc.
• Allées et hall communs
• Couloirs, luminaires et équipements communs dans les couloirs (c’est-à-dire les luminaires, extincteurs, revêtements de sol, le mobilier commun, etc.)
• Ascenseurs et cages d’escalier communs
• Chaudières communes (c.-à-d. une chaudière qui fonctionne pour tous les appartements, et non les chaudières dans les appartements pour leur consommation individuelle)
• Tableaux électriques communs
• Fenêtres limitrophes
• Systèmes d’interphone
• Tous les éléments structurels du bâtiment (murs de délimitation, fenêtres limitrophes, piliers structurels, sol en béton, etc.)
• Équipement commun de lutte contre les incendies
• Délimitation, clôture commune
• Conduites et câblage situés dans les espaces et murs communs
• Les éléments suivants dépendent des plans de construction et des notations :
• Portes d’entrée et portes de balcon des appartements
• Portes de garage individuelles
• Clôtures entre voisins dans le bâtiment

Il est essentiel de contacter votre syndic pour déterminer la procédure exacte à suivre, selon le type de rénovation.

La première chose à faire est d’informer l’association des copropriétaires par écrit. Vous pouvez le faire par l’intermédiaire de votre syndic et vous êtes tenu(e) de fournir autant d’informations que possible dans votre notification (plans, modèle, position, détails de l’installateur, photos, etc.).

Après réception de votre demande, votre syndic peut vous informer quant à l’existence pour votre bâtiment de règles standard concernant la climatisation et à la procédure à suivre pour le bâtiment en question.

Ou, s’il n’y a pas de règle standard, vous pouvez en faire rédiger une par un avocat, à vos frais. Vous pouvez ensuite demander une réunion de l’association des copropriétaires afin que tout le monde puisse voter. S’il y a un accord, vous pouvez procéder aux travaux.

Cela variera d’un bâtiment à l’autre et dépendra de la réglementation communautaire en vigueur. Vérifiez les règlements de votre communauté ou demandez à votre syndic si les animaux sont admis dans le bâtiment.

Les propriétaires et résidents ne sont pas autorisés à stationner sur les places de parking pour visiteurs. Si un propriétaire ou un occupant souhaite utiliser ces places, il peut demander l’autorisation de l’association des copropriétaires.

D’abord et avant tout, chaque propriétaire ou occupant doit demander la permission si les changements sont visibles d’une autre partie de l’immeuble. Il est préférable de transmettre les plans et le cahier des charges de l’aménagement au Syndic et d’attendre l’approbation avant de commencer les travaux.

L’assemblée générale peut être convoquée sur demande (pétition) d’au moins 1/5 des actionnaires des parties communes. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée pour statuer sur les propositions de résolution d’urgence préalablement à l’assemblée générale annuelle. Si le dossier n’est pas urgent, il est recommandé d’attendre l’assemblée générale annuelle car une assemblée extraordinaire peut également entraîner des frais supplémentaires.

Appelez votre syndic pour qu’il prenne contact avec l’entreprise qui assure l’entretien de l’ascenseur. Vous pouvez également appeler vous-même l’entreprise indiquée sur la pancarte qui se trouve dans l’ascenseur.

Si la commande fonctionne et que la porte refuse de s’ouvrir ou de se fermer, prenez contact avec le syndic pour faire inspecter et réparer la porte. Il importe également de vérifier que le déverrouillage d’urgence n’est pas activé et que l’appareil externe et les barres de détection fonctionnent. (En dehors des heures de bureau, contactez la société d’entretien, le numéro sera disponible sur la porte de garage elle-même ou sur l’enseigne)

Oui, vous devez désigner quelqu’un pour voter par procuration sur le formulaire de vote. Vous recevrez ce formulaire avec la convocation. La personne qui vote en votre nom doit être présente pour valider le vote.

Les réparations urgentes, comme une conduite fissurée, exigent une attention immédiate de la part du syndic.  L’objectif principal est de limiter les pertes et les dommages supplémentaires aux biens privés et communs.

1. Si l’eau traverse le plafond, contactez le voisin du haut pour vous assurer que son lave-vaisselle, sa machine à laver ou sa chaudière interne ne fuit pas. Gardez également à l’esprit que si le problème se produit à l’origine dans l’appartement du haut, avec l’un de ces appareils, c’est le résident individuel qui est responsable des coûts liés à leurs réparations et autres.
2. S’il apparaît que le problème est dû à une conduite percée dans un mur ou sous le revêtement de sol, essayez de trouver le robinet principal de cette conduite ou de votre appareil et fermez-le. Le robinet se trouve normalement dans une armoire de cuisine, à côté de la machine à laver ou sous la cuve. Cela peut empêcher des dommages ultérieurs à votre moquette et à vos biens personnels.

Prenez toutes les mesures raisonnables pour éviter des dommages ultérieurs. Avertissez immédiatement la police de tout dommage intentionnel ou d’actes de vandalisme, cambriolage, vol ou tentative de cambriolage et/ou de vol.

Contactez notre bureau et nous introduirons une réclamation en votre nom après que vous aurez soumis tous vos devis et factures ainsi que toutes les autres informations (brève explication de ce qui s’est passé, date du sinistre, cause (source) du dommage et si les faits ont été constatés : une facture comme justificatif, un numéro de PV ou un numéro d’un tiers, des photos du dommage si nécessaire, etc.)

Fournissez au moins 2 devis pour la réparation des dommages, envoyez les devis à notre bureau, accompagnés de votre formulaire de réclamation ou d’une lettre expliquant ce qui s’est passé et quand (veuillez inclure autant de détails que possible).

Nous enverrons toutes les pièces justificatives à l’assureur. L’assureur avertira alors notre bureau par écrit de la demande et de la réclamation en dommage et intérêts et indiquera si la demande est approuvée ou refusée.