Een vereniging van Mede-Eigenaars is een groep die bestaat uit alle eigenaars in het gebouw. Wanneer de overdracht van eigendom plaatsvindt, dan maakt de nieuwe eigenaar automatisch deel uit van de vereniging van Mede-Eigenaars.

De eenvoudigste manier om de rol van de vereniging van Mede-Eigenaars te begrijpen is om elk gebouw zien als een bedrijf en elke eigenaar als aandeelhouder binnen dat bedrijf. Als bedrijf moet de vereniging van Mede-Eigenaars een raad vanmede-eigendom aanstellen om de vennootschap te vertegenwoordigen, alle administratieve en financiële taken van het bedrijf uit te voeren en om de bij wet verplichte verantwoordelijkheden na te leven en de taken uit te voeren die daarbij gepaard gaan. Veel verenigingen van Mede-Eigenaars benoemen een professionele syndicus om deze taken uit te voeren voor hun rekening.

Sommige panden kiezen voor een groep verkozen eigenaars die op vrijwillige basis alle eigenaars vertegenwoordigen. Deze groep wordt dan elk jaar op de algemene vergadering van de raad van bestuur verkozen. Een aantal van deze vrijwilligers worden dan ook aangesteld voor de administratieve, financiële en andere taken uit te voeren. Het bestuur kan ook fungeren als een aanspreekpunt voor leveranciers van diensten en kijkt er op toe of uitgevoerde werken en dergelijke op degelijk niveau worden uitgevoerd. De leden van de raad werken samen met de Syndicus om samen de regels en de werking van de vereniging te verbeteren.

De onderhoudskosten worden betaald door iedere eigenaar binnen de vereniging en deze dragen bij  aan de kosten van het pand, zoals verzekering van het gebouw, het waterverbruik, management kosten, schoonmaak, tuinwerken, gemeenschappelijke ruimte nutsvoorzieningen (elektriciteit, water etc.), en het algemene onderhoud van het gebouw. Een begroting wordt goedgekeurd door de eigenaars op de jaarlijkse algemene vergadering en dient om de jaarlijkse kosten te dekken.

De contributie is verdeeld door het bewoonbare gebied. Dat staat in een rapport dat geleverd werd bij registratie van het gebouw. Dit rapport is opgesteld door een advocaat, architect of landmeter en het wordt opgemaakt om de kosten zo eerlijk mogelijk te verdelen tussen alle eigenaars. Dit betekent dat elk appartement zijn aansprakelijkheid aanvaardt van het percentage dat in het rapport staat voor de gemeenschappelijke ruimtes en de andere lopende kosten. Ook moet in gedachten worden gehouden dat die eigenaars met een hogere bijdrage aan gemeenschappelijke ruimten ook een grotere stem hebben op de algemene vergaderingen.

Het Werkkapitaal fonds wordt gebruikt om te betalen voor voorzienbare uitgaven, incidentele lasten en algemene voorspelbare kosten, voorbeelden hiervan zijn:

• Reiniging
• Tuinieren
• Verzekeringspremies en excessen
• Per kwartaal liftonderhoud
• Zwembad reiniging
• Kosten van het verwarmen en koelen
• Nutsvoorzieningsrekeningen – zoals het gebruik van water, elektriciteit, enz.
• Kleine ‘van dag tot dag’ reparaties – zoals een lekkende gemeenschappelijke kraan, beschadigde of verbrandde lichten, etc.
• Beheerskosten
• Auditing / Boekhoudingsvergoedingen
• Bankkosten
• Andere vergelijkbare of terugkerende onderhoudskosten van dezelfde soort

Het Reserve-Kapitaal-fonds wordt gebruikt om voor grotere investeringen, verwachte en onverwachte vervangingen en reparaties en onderhoud te betalen. Voorbeelden van grotere investeringen en reparaties

• Gemeenschappelijke ruimte tapijt vervangen
• Gemeenschappelijke ruimte schilderen intern en extern (indien van toepassing)
• Vervanging van balustrades
• Reparatie van betonnen kader
• Lift Renovaties / vervanging
• de renovatie van gebouwen
• Landschapsrenovaties (tuin)
• Spoedreparaties etc.

“Het uitwerken van hoe veel er moet worden uitgetrokken voor deze onverwachte gebeurtenissen is geen gemakkelijke taak en dit is waar de hulp van enkele ervaren en deskundige mensen nodig is om ervoor te zorgen dat het reserve kapitaal-fonds presteert zoals het nodig is.”

“Helaas is het zeer voorkomend bij vele gebouwen dat er niet gekeken wordt naar de toekomst, dat de problemen geminimaliseerd worden en zelfs genegeerd en dit komt dan uiteindelijk ten nadelen van alle eigenaars in het gebouw.”

Een ongelukkige omstandigheid die steeds vaker voorkomt is dat mensen kiezen voor een appartement met lagere bijdrage enkel omdat het hen financieel beter past.

Is dit de beste optie? … Nee!

Toch is het mogelijk dat een mooi onderhouden gebouw lage bijdrage kosten heeft en alles mooi op zijn plaats is gevallen… dit zou 1 van deze 2 dingen kunnen betekenen:

• De eigenaars in het gebouw doen zelf het onderhoud om kosten van buitenaf te onderdrukken (zoals tuinieren, schoonmaken, kleine reparaties en onderhoud, enz.) of
• Het kan een resultaat zijn van over-budgettering in het verleden en het overschot dat werd opgebouwd dient als compensatie van het bedrag dat iedere eigenaar moet betalen en dit tot de middelen in evenwicht zijn en dan zal men terugkeren naar het normale bijdrage-systeem.

Gebouwen met lage onderhoudskosten zullen in het algemeen niet over een grote hoeveelheid middelen beschikken op de bankrekeningen. Dit kan leiden tot het onverwachts extra kapitaal te moeten vergaren moest er onverwachts onderhoudswerk nodig zijn.

Dit betekent dat u als nieuwe eigenaar bijdrage moet leveren aan het nodige extra kapitaal.  In werkelijkheid betekent dit dus dat de vorige eigenaar u kosten heeft doorgegeven door ondergefinancierd appartement en bent u nu aansprakelijk voor de kosten.

Net als bij het vorige voorbeeld, zouden veel eigenaars willen weten waarom de bijdrage variëren van gebouw naar gebouw. Dit kan overeenkomen met een aantal factoren en varianten, zoals:

• Wat voor soort gemeenschappelijke ruimtes moeten actief onderhouden blijven, bvb: zwembad, lift, fitnessruimte, waterpartijenenz.
• Hoe vaak de gemeenschappelijke ruimtes worden herschilderd, gerenoveerd etc. kan de bijdrage laten verhogen of verlagen.
• De frequentie van de dienstverleners (tuinman, schoonmakers etc.).
• Hoeveel mensen wonen in elk appartement kan gevolgen hebben op de gemeenschappelijke ruimte en faciliteiten.
• Waar energie-efficiënt of water besparende apparaten voorzien zijn.
• En het belangrijkste, welk bedrag van de fondsen zijn beschikbaar in het Reservekapitaal-fonds?

Veel eigenaars krijgen hun onderhoudsfactuur om het verschuldigde bedrag te betalen en betalen dit zonder zelfs maar te weten wat het is dat ze betalen, aan de andere kant zijn er eigenaars die weigeren te betalen totdat ze een opheldering  krijgen over alle kosten …

Zoals we zagen in de voorgaande voorbeelden, is het noodzakelijk dat het gebouw voldoende financiële middelen en mogelijkheden heeft om ervoor te zorgen dat alle reparaties en onderhoud kan worden uitgevoerd in de toekomst zodat de leveranciers kunnen betaald worden  hun werk en ze kunnen zorgen voor de continuïteit van hun diensten.

Er zijn ook boetes die uitgeschreven kunnen worden voor de in gebreke blijvende eigenaar waarna er stappen zullen genomen worden om een gerechtelijke procedure te starten.

Het bepalen van de particuliere eigendom en gemeenschappelijk eigendom zal onvermijdelijk beslissen of de reparatie de verantwoordelijkheid is van de eigenaar of de de vereniging van Co-Eigenaars. Het volgende is een lijst van particuliere eigendom-items (enkele variaties kunnen van toepassing zijn tussen de gebouwen):

Vloerbedekking niet moeilijk aan te passen aan de originele vloer, dat wil zeggen:
Tapijten, zwevende houten vloeren en alle andere vloeren die kunnen worden verwijderd met het veroorzaken van schade aan het de originele vloer (harde houten vloeren, marmeren vloeren, betegelde vloer, enz.)

Verf, decoratieve wandbekleding en behang

Verlichtingsarmaturen luiken, gordijnen en gordijnkasten

De volgende zijn de verantwoordelijkheid van de individuele eigenaar voor reparatie en onderhoud TENZIJ de schade werd aangebracht door een verzekerbare gebeurtenis  (bijvoorbeeld brand, gesprongen waterleiding, overstroming, opzettelijke schade etc.), dan zal dit ten laste zijn van de vereniging van Co-Eigenaars.

• Leidingen of elektrische bedrading binnen de interne wand van het pand
• Afsluitingen tussen twee eenheden (afhankelijk van de bouwplannen en notaties)
• Douchepanelen
• Ingebouwde Kasten (Als oorspronkelijk geïnstalleerd op het moment van ontwikkeling)
• Interne muren en deuren
• Toiletten, badkuipen, wastafels, bekkens en een bidet
• Keukenspoelbakken, kasten en aanrechten
• Plinten en architraven op een binnenwand
• Hard ovens met bedrading, kookplaten, afzuigkappen, warmwaterketels
• Airconditioners (Als oorspronkelijk geïnstalleerd op het moment dat de ontwikkeling was voltooid)

• Gemeenschappelijke toegangsdeuren van foyers, garage kelders, poorten, enz.
• Gemeenschappelijke opritten en hal
• Gemeenschappelijke gangen en armatuur en fittingen in de gangen (dat wil zeggen verlichtingsarmaturen, brandblussers, vloerbedekking, gemeenschappelijke meubilair enz.)
• GemeenschappelijkeLiften en trappenhuizen
• Gemeenschappelijke warmwaterketels (dat wil zeggen een ketel die fungeert voor alle appartementen, niet ketels in appartementen voor hun individuele gebruik)
• Gemeenschappelijke elektrische borden
• Boundary ramen
• Intercom systemen
• Alle structurele elementen van het gebouw (afbakeningsmuren, Boundary ramen, structurele pijlers, de betonnen vloer, enz.)
• Gemeenschappelijke brandapparatuur
• Gemeenschappelijke afbakening, omheining
• Leidingen en bedrading die liggen in gemeenschappelijke ruimten en muren
• De volgende zijn afhankelijk van de bouwplannen en notaties
• Toegangsdeuren en balkondeuren van de appartementen
• Individuele garagedeuren
• Omheiningen tussen buren in het gebouw

Het is essentieel om uw Syndicus te contacteren om de juiste procedure, afhankelijk van de renovatie te bepalen.

De eerste manier van handelen is om de vereniging van Co-Eigenaars schriftelijk in kennis te brengen. Dit kan via uw syndicus en er wordt verwacht dat u zo veel mogelijk informatie verschaft in uw kennisgeving (plannen, model, positie, installateur details, foto’s, enz.)

Na ontvangst van uw verzoek kan uw syndicusu informeren of uw gebouw standaard regels heeft met betrekking to aircos en wat de juiste procedure is voor het gebouw in kwestie.

Of, als er geen standaard regel is, kan u er een laten opmaken door een advocaat, op uw eigen kosten. U kan hierna een vergadering aanvragen met de vereniging van Co-Eigenaarsen zo kan iedereen stemmen. Indien er een akkoord komt kan u doorgaan tot de werken.

Dit zal variëren tussen de gebouwen en is alles afhankelijk van de communautaire regelingen die van kracht zijn. Controleer uw communautaire voorschriften of met uw syndicus of uw gebouw dieren toelaat.

Eigenaars en bewoners zijn niet toegestaan te parkeren in bezoeker parkeerplaatsen. Als een eigenaar of bewoner gebruik wil maken van deze ruimtes dan kan hij hiervoor toestemming vragen aan de vereniging van Co-Eigenaars.

Eerst en vooral moet iedere eigenaar of bewoner toestemming vragen indien de wijzigingen zichtbaar zijn vanuit een ander deel van het pand. Het beste is om de plannen en de specificatie van de wijziging aan de Syndicusdoor te geven en de goedkeuring af te wachten alvorens te beginnen met het werk.

Algemene vergadering kan worden opgeroepen op verzoek (verzoekschrift) van niet minder dan 1/5 van de aandeelhouders van de gemeenschappelijke ruimtes. Een extra algemene vergadering kan worden samengeroepen om te beslissen over dringende ontwerpresoluties voorafgaand aan de jaarlijkse algemene vergadering. Als de zaak niet van dringende aard is, is het aanbevolen om de jaarlijkse algemene vergadering af te wachten aangezien een extra vergadering ook extra kosten met zich mee kan brengen.

Bel uw syndicus zodat die contact kan opnemen met het bedrijf dat zorgt voor het onderhoud van de lift. Als alternatief kan u zelf bellen naar het bedrijf dat vermeld staat op het bordje dat ophangt in de lift.

Als de controller werkt en de deur weigert te openen en of te sluiten, neem dan contact op met de syndicus om de deur te inspecteren en te herstellen. Het is ook belangrijk om te controleren of de noodontgrendeling niet is geactiveerd en dat het externe apparaat en de detectie balken registreren. (Na kantooruren, contact opnemen met het onderhoudsbedrijf, het nummer hiervoor zal beschikbaar zijn op de garagedeur zelf of op het uithangbord)

Ja, u moet iemand benoemen die uw stemmen bij volmacht uitbrengt op het stemformulier. Dit formulier krijgt u samen met de oproeping. De persoon die namens u stemt moet aanwezig zijn om de stem te valideren.

Dringende herstellingen zoals een gebarsten leiding vereisen onmiddelijke  aandacht van de syndicus.  Het belangrijkste doel is het verminderen van verder verlies en verdere schade aan prive- en voor gemeenschappelijk bezit.

1. Als het water door het plafond komt neem contact op met de bovenbuur om ervoor te zorgen dat hun afwasmachine, wasmachine of interne boiler niet lekt. Hou er ook rekening mee dat als het probleem zich oorspronkelijk voordoet in de boven-eenheid, met een van die apparaten, dan is het de individuele bewoner die verantwoordelijk is voor de kosten die verbonden zijnaanherstellingen ed.
2. Als het probleem een gebarsten leiding blijkt te zijn binnen een muur of vloer, probeer dan de belangrijkste kraan te vinden aan deze leiding of aan uw apparaat en deze uit te schakelen. De kraan is normaal gesproken in een keukenkast, bij de wasmachine of onder de wastobbe. Dit kan verdere schade voorkomen aan uw tapijt en persoonlijke bezittingen.

Neem alle redelijke maatregelen om verdere schade te voorkomen. Breng de politie onmiddellijk op de hoogte bij opzettelijk schade of vandalisme, inbraak, diefstal of poging tot inbraak en of diefstal.

Neem contact op met ons kantoor en wij zullen namens u een claim opmaken en indienen nadat u al uw offertes en facturen hebt ingediend samen met alle andereinformatie(korte uitleg wat er is gebeurd, datum van het verlies, de oorzaak (bron) van de schade en als dit is vastgesteld dan voorzien een factuur als bewijs, pv-nummer of een nummer van een derde partij , foto’s van de schade als dat nodig is, enz.)

Zorg voor minstens 2 offertes om de schade te herstellen, zendt de offertes naar ons kantoor, samen met uw claim formulier of een brief met uitleg over wat er gebeurd is en wanneer (vermeld dan zo veel mogelijk details).

Wij sturen alle bewijsstukken naar de verzekeraar. De verzekeraar zal ons kantoor dan schriftelijk in kennis brengen van de vraag en de vordering en of de claim is goedgekeurd of geweigerd.